根据工作需要，惠州市自然资源局就档案整理和数字化服务项目面向社会公开询价采购服务机构。现公告如下：

  采购预算总金额为人民币16.096万元（大写：壹拾陆万零玖佰陆拾元整）。

  五、采购内容及服务要求：为适应信息化发展要求，加强档案信息资源的管理、保护和利用，提高档案工作效率与服务能力，惠州市自然资源局现计划对2023年文书档案、部分过往文书档案、专业档案等进行规范化整理和数字化加工。本项目旨在通过公开询价方式，择优选定一家具备相关资质和能力的服务供应商，承担本次档案整理与数字化服务工作。采购内容及要求如下：

  备注：本项目档案整理和数字化数量为估算数量，如实际结算金额（实际数量*单价）低于预算金额的，以实际结算金额为准；如实际结算金额超过预算金额的，以预算金额为结算金额上限，实行预算金额总包干。以上报价含税。报价超过此限价的将被视为无效。

  1.档案整理：对文书档案、专业档案进行检验确定、分类、组件/卷、编页、编目、著录、目录打印、装订、装盒等，确保达到《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）等有关标准要求。

  2.档案数字化：对整理后的档案进行扫描、图像处理、数据挂接、质量检查等，形成符合《纸制档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）等国家及行业标准的数字副本和目录数据库。

  中选方应制订一整套档案整理和数字化解决方案，如“档案出库—数字化前处理—拆卷—扫描—质检—挂接—装卷—入库”等。档案整理和数字化成果应符合档案管理有关要求并通过采购方的检查、验收。

  （1）中选方指定固定人员负责项目的档案出库、清点、保管、归还工作，双方在档案出库清单上签字确认后，方可对档案进行交接出库。对出库的档案须妥善保存、保护，确保档案的安全。

  （2）中选方需采取档案调一批、整理一批、著录一批、扫描一批、归还一批、数据移交一批的工作调度方式。

  （3）托裱，对小于A4 紙张1/2的档案材料，须用空白 A4纸张进行裱托。托裱的粘合剂，采用无毒无害的白乳胶。

  （4）修复，对破损的档案纸张应做修复。修复的粘合剂，采用无毒无害的白乳胶。

  根据《档号编制规则》（DA/T 13-2022）规定正确编制档号和页码。编码一律采用自动号码机（页码机），依次编页号，凡有文字或图的页面均应编号，页号编在正面右上角、背面左上角空白位置。不得倒编、漏编、重编、错编、歪斜。

  根据《档案著录规则》（DA/T 18-2022）规定正确著录档案信息。档案信息录入：文件题名、责任者、文件编号、公司名称、业务内容等。档案著录后，须对纸质档案与著录信息进行双向核查，通过查看原件内容，核对文件内容是否与所著录的数据内容一致，一定要保证有关信息齐全、完整、准确。录入与质检时数据与图像关联显示，确保纸质档案与著录信息一一对应。

  （2）将档案按编件（卷）号顺序装入档架盒。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

  档案整理完成后，按左、下两边对齐，用棉线三孔一线或用不锈钢订书钉进行装订。

  填写案卷封面与备考表：卷内备考表（封底）。“立卷人”填写科室（单位）档案整理人员姓名；“检查人”填写科室（单位）负责人姓名；“立卷时间”填写档案整理完毕时间。

  严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制。建立完整规范的工作记录，确保档案原件和数字化档案信息的安全和各环节工作符合质量要求。

  1.档案拆卷。扫描之前，应在保证档案不受损的情况下，拆除装订物，如由缺页、漏页、重号、错号的整理不规范现象，必须作出标识，同时将结果报采购方、并根据采购方要求做修改；对破损、折皱不平影响扫描质量的原件先进行一定处理（压平或熨平等），确保档案数字化质量。

  2.档案扫描。根据档案幅面的大小选择相应规格的专业扫描仪，扫描仪技术参数应达到分辨率不低于≧300dpi，使用24位真彩模式进行扫描。对于幅面大于A4的文件，按以下规则计算：1页A3＝2页A4；1页A2=4页A4；1页A1=8页A4；1页A0=16页A4）。

  3.存储格式。数字复制件能够保存为TIFF或JPEG等通用格式。以视觉上不感觉偏斜为标准，允许图像倾斜度不大于1度。同一批档案应采用相同的存储格式。

  4.数字图像命名。按采购方要求建立目录数据格式及要求，并与实体档案进行校对，卷文件夹名、件文件夹名、图像文件命名原则与现行档案档号命名原则完全一致，确保数字化目录形式真实、客观地呈现实体档案。

  5.图像处理。按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）的要求，对扫描后的图像进行相应的优化处理，包括旋转及纠偏、去污、拼接、裁边、锐化、色彩调整等。处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等；裁边处理时不得过度裁掉纸质档案原有页边，包括破损、歪斜页边；对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像。

  6.数据挂接。中选方可借助数字化软件，通过目录数据与图像文件的一一对应关系，对扫描质检过的档案数字复制件格式的转换，包括TIFF、JPEG和PDF或双层PDF格式，转换成可使用的数字图像，在惠州市自然资源局档案管理系统平台实现自动搜索、下载、查看、打印等功能。挂接后进行质量检查，挂接准确率达到100%。挂接到档案管理系统利用的数字图像能更加进一步压缩大小，以提高查阅利用效率。

  7.档案装订还原。在数据验收合格后，将拆除过装订物的档案按原档案保管单位重新装订，并保持档案原装订排列顺序不变（个别需调整页码的除外），案卷不掉页、不漏页、底边整齐。按卷整理的档案排列顺序为：案卷封面、卷内目录、卷内文件、卷内备考表。按件整理的档案排列顺序为：正文、附件、批件、稿件等。

  （二）每类（批）档案质量抽检达到一定的要求，予以验收“通过”。以“件和页”或“卷和页”为单位采用抽检的方式来进行验收，抽检档案的比率不低于10%。以页或卷为单位结算。中选方完成的档案整理和数字化服务工作量以经扫描并数据上传挂接到采购方指定系统的页数为准。档号、数据挂接准确率达100%，档案实体验收合格率达到100%，验收内容有档案实体、著录信息、图像质量、挂接质量等。验收未通过视情况做返工或修改后，重新进行验收。

  （三）总验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字并加盖单位公章后方有效。

  （四）数据验收合格后，中选方需移交移动硬盘和光盘等备份介质一式两份，并拆除其自带加工设施中的硬盘给采购方，表面标示编号及目录索引信息；目录和全文数据导入数据库。

  （五）中选方提供已进行档案整理和数字化扫描加工档案的明细清单一份（含电子版本）。

  （一）中选方须严格遵守有关保密、档案法律和法规和采购方有关法律法规，工作人员上岗前一定要经过安全保密教育，确保无犯罪记录，并签订安全保密责任书。

  （二）所有服务工作必须在采购方指定的场所内进行，符合相关安全保密要求，确保场所正常秩序和安全；项目进度有要求时，在确保安全的情况下协商安排加班。

  （三）合同生效后，中选方必须向采购方提供参与本项目服务人员的员工备案表和身份证复印件、符合国家劳动法律和法规要求的劳动合同，须通过采购方的审核，并在采购方登记备案。项目实施过程中，中选方如需更换、增加服务人员，须提前做好备案登记。配备的项目负责人、服务人员为本项目实际实施的人员。对离开本项目实施岗位的人员，中选方须及时在采购方保存的有关人员的备案表格中标注离岗日期。

  （四）中选方参与本项目的服务人员一定接受采购方组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，中选方须加强对工作人员的保密教育。严格遵守《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。中选方要与采购方签订安全保密协议；中选方要与每个工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务，该保密协议一式三份，采购方留底一份。

  （六）中选方必须建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作，在服务场地采取安全及保密措施，保证文书、自然资源专业档案的安全。不得涂改、损坏文书、自然资源专业档案，如有违法者，将追究法律责任。

  （七）不得以任何形式将各项档案资料及加工数据带离指定工作现场。不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。加工设施不允许接入互联网。

  （九）中选方不能遗失任何文书、自然资源专业档案等。中选方工作人员不得以任何方式复制、下载、留存、持有、使用和向外人泄露采购方的任何档案信息。如发生丢失、复制、泄漏、损坏或安全事故，全部由中选方负责，采购方将依照相关规定做处理；对情节严重的，采购方暂停中选方全部工作，按有关法规进行处罚，开除违规人员，并责成中选方进行整改，所耽误的工作进度由中选方自行负责；情节很严重的，还要承担对应的刑事责任，并视为中选方违约，所造成的损失由中选方负责。

  （十一）所有文书、自然资源专业档案不能放在地板上，要全部放在办公桌面或其它装具内，或将档案垫高，避免水浸。

  （二）符合《中华人民共和国政府采购法实施条例》第十八条和第二十二条规定。

  1.经工商管理部门核发的有效营业执照副本复印件。分支机构投标，须取得具有法人资格的总公司（总所）出具给分支机构的授权书，并提供总公司（总所）和分支机构的营业执照（执业许可证）复印件。已由总公司（总所）授权的，总公司（总所）取得的相关资质证书对分支机构有效，法律和法规或者行业另有规定的除外。

  2.法定代表人证明书与法人授权委托证明书。如投标人为自然人的提供自然人身份证明复印件；如国家另有规定的，则从其规定。

  （一）报价方式为下浮率报价，即对本项目中服务项目的采购价进行下浮。原则上报价不得高于项目采购单价。超过10%的，供应商需提供成本清单对履约能力做到合理说明，如评审小组认定报价下浮率不具备合理履约能力将视为无效。

  （二）报价范围有服务所需设备、材料、人工、税费和其他一切不可预见费用等。供应商负责提供完成档案整理和数字化服务所需的各种主要硬件和网络设备（含计算机、扫描仪、打印机、档案装订机、移动硬盘等），扫描加工的技术费用、人工费、差旅费、采样费、检测费、分析费、资料费、税费、加工软件系统（扫描图像查看系统、与采购方业务系统交互的接口、档案流程管理系统、扫描质检系统、扫描图像上传系统）费、文具材料（含纸张、夹子、无酸档案封皮、棉线、胶水、白乳胶、不锈钢订书钉、文具等）、装订、裱补材料和工具以及其它材料以及其他一切不可预见费用。供应商提交的报价表，将作为合同的组成部分。

  本项目预算金额为人民币16.096万元（具体根据采购单价据实结算为准）。服务期限内，提供服务数量结算价超出本采购预算价16.096万元时，按预算价16.096万元结算；未超出本采购包预算价按实际提供的相应服务数量乘以中选方填报的中选单价结算，且仍需继续提供服务至服务期满。以上报价含税。

  第2期：在中选方完成文书档案纸质整理之后、文书档案数字化加工之前，采购方向中选方支付合同总金额的40%；

  第3期：完成合同约定的全部工作量，经采购方验收合格后支付剩余20%合同款。

  每次按合同支付款项前，中选方应向采购方提供与支付金额相符的合法有效完整的完税发票及凭证资料，且收款方、出具发票方、合同乙方均必须与中选方名称一致。

  2.预算总额控制。项目服务金额达16.096万元时，合同自动终止。中选方应做好服务清单，列明服务类型、数量、金额、时间、经办人、已支付金额以及待支付金额等。

  在符合资格审验要求的供应商中，对比下浮率报价。按照下浮率报价由高到低排列，下浮率最大的公司为预选中选方。

  1.采用密封递交报价函，须经法定代表人或其授权代表签字、盖章；如为授权代表签字，请附法定代表人授权书。

  2.密封函应盖公章，在封面上标明我局名称、项目名称、供应商名称和地址和“于询价会召开之前不得开启”的字样。

  （二）评定方式：符合报名条件的服务单位自愿报名并按要求提交材料。在符合资格审验要求的供应商中，对比下浮率报价。按照下浮率报价由高到低排列，下浮率最大的公司为预选中选方。如出现报价一致，则择取业绩较优方为中选方。

  （三）结果反馈方式：经局党组研究决定后5个工作日内，在惠州市自然资源局网站发布采购项目中选公告。

  本项目报价的下浮率上限为 20%。超过 10%的，报价人需提供成本清单对履约能力做到合理说明，如评审小组认定报价下浮率不具备合理履约能力将视为无效。如下浮10%，下浮率应标记为“10%”。

  下浮率报价包括服务所需设备、材料、人工、税费和其他一切不可预见费用等。报价人负责提供完成档案整理和数字化服务所需的各种主要硬件和网络设备（含计算机、扫描仪、打印机、档案装订机、移动硬盘等），扫描加工的技术费用、人工费、差旅费、采样费、检测费、分析费、资料费、税费、加工软件系统（扫描图像查看系统、与采购人业务系统交互的接口、扫描加工数据验收系统、档案流程管理系统、扫描质检系统、扫描图像上传系统）费、文具材料（含纸张、夹子、无酸档案封皮、棉线、胶水、白乳胶、不锈钢订书钉、文具等）、装订、裱补材料和工具以及其它材料以及其他一切不可预见费用。

  本项目下浮率报价表一经你局认可，即为签约的合同价，将作为合同的组成部分，不可撤回。如出现报价一致，则择取业绩较优方为中选方。

  1.我公司承诺按照你局采购方案的采购内容、技术规格和有关要求、结算原则及付款方式、报价人资格和报价方式等各项要求执行。

  2.我公司承诺如发现我公司服务质量不合格，你局有权要求我公司做停工整顿。遇到特殊情况，我公司需按照你局要求执行。

  3.我公司承诺中选后服务责任，如因我公司服务技术问题造成质量安全等问题，我公司应承担全部法律责任。

  5.我公司承诺单位负责人为同一人或者存在直接控股、 管理关系的不同供应商，不得同时参加本采购项目询价。